В.Головань, В.Дудикевич, В.Зачепило, Л.Пархуць
ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ РОБІТ ІЗ ЗАХИСТУ ІНФОРМАЦІЇ З ОБМЕЖЕНИМ ДОСТУПОМ
НАВЧАЛЬНО-МЕТОДИЧНИЙ ПОСІБНИК
для студентів базового напрямку 6.1601 “Інформаційна безпека”
ВСТУП
У цьому навчально-методичному посібнику викладено основи ведення загального, конфіденційного і спеціального діловодства, наведено класифікацію документів, вимоги до порядку приймання, реєстрації, обліку, передання на розгляд керівництву та виконавцям, відправлення, зберігання, видачі, перевірки наявності та знищення документів, що містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави і яка має гриф обмеження доступу “Для службового користування” (далі – гриф “Для службового користування”) та документів з грифом секретності. Питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності (діловодство) завжди були важливими в роботі органу державної влади, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації (далі – установи). Від організації діловодства залежить не тільки рівень роботи структурних підрозділів та їх оперативність, але й діяльність усієї установи загалом. Особливості сучасного діловодства полягають насамперед, у переведенні його на державну мову, застосуванні автоматизованої системи для оброблення та друкування документів, необхідність дотримання вимог державних стандартів.
Документи фіксують і передають інформацію, підтверджують її достовірність та об’єктивність. Вони виконують офіційну, ділову й оперативну функції.
Підставою для створення документів в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.
В установах визначають конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ і є необхідний та достатній для документування їх діяльності.
Управлінська діяльність установ здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.
Видання розпорядчих документів установ визначається актами законодавства, положеннями (статутами) про них. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.
Підставою для прийняття розпорядчих документів в установах є:
Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;
провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання установою покладених на неї завдань і функцій;
потреба у правовому регулюванні діяльності.
Органи виконавчої влади здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування між собою державною мовою.
У містах (село, селище, місто, інший населений пункт), де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, у внутрішньому діловодстві можуть використовувати поряд з державною мовою мову відповідної національної меншини у порядку, встановленому законом.
За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:
письмові, до яких належать усі рукописні і друковані документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;
графічні, в яких зображення об’єктів передано за допомогою ліній, штрихів. Це графіки, малюнки, мапи, схеми тощо;
фото- і кінодокументи – такі, що створені способом фотографування і кіноматографії. Це кіно- і фотоплівки, фотокартки;
фонодокументи – такі, що створюються за допомогою звукозапису і відтворюють звукову інформацію (запис під час проведення нарад, семінарів, засідань тощо).
Оформляють документи на папері, магнітних носіях тощо.
Є такі види документів:
за найменуванням: накази, положення, протоколи, листи, телеграми, довідки, інструкції, правила тощо;
за походженням: службові (офіційні) та особисті. Службові документи готують установи та службові особи, які їх представляють. Особисті документи – окремі особи поза сферою їх службової діяльності;
за місцем походження: внутрішні та зовнішні. До внутріш...
